Capita a tutti gli studi dentistici di ritrovarsi con degli appuntamenti mancati, situazione molto fastidiosa, soprattutto quando il paziente disdice il suo appuntamento all’ultimo momento, inventando scuse più o meno convincenti, senza pensare al tempo che il dottore ha speso per organizzare la visita o quel particolare intervento e soprattutto senza curarsi della perdita economica che questo comporta.
Questi avvenimenti, infatti, generano un danno non solo dal punto di vista produttivo ma anche organizzativo per lo studio: il personale si ritrova inattivo, altri pazienti bisognosi di cure non possono essere inseriti, il materiale acquistato e preparato appositamente rischia di rimanere inutilizzato e tutto ciò porta una perdita in termini di costi.
Fortunatamente nella maggior parte dei casi in cui viene disdetto un appuntamento, i pazienti hanno reali impedimenti e la comunicazione della cancellazione della visita avviene nei giusti tempi.
Tuttavia, dato che non si può risolvere il problema alla radice, bisogna cercare almeno di limitare i danni mettendo in atto delle tecniche di prevenzione e monitoraggio.
Prevenire i mancati appuntamenti
In queste situazioni è doveroso far capire al paziente quali sono i danni che può causare allo studio un mancato appuntamento, ed è opportuno attivare delle tecniche che ricordino ai pazienti l’impegno preso.
Un primo metodo potrebbe essere quello di scrivere un testo da appendere in sala d’attesa, che informi i pazienti sulle modalità corrette per disdire un appuntamento, oppure scrivere il regolamento su una brochure o su un biglietto da visita.
Un altro modo può essere quello di attivare pratiche di comunicazione diretta, come ad esempio chiamare i pazienti il giorno prima per ricordare loro l’appuntamento. Questa modalità, nonostante sia molto efficace, può risultare dispendiosa e può portare via molto tempo.
Una soluzione più rapida ed efficiente è quella di affidarsi a sistemi automatici di comunicazione. Grazie alle nuove tecnologie è possibile programmare ed inviare al paziente sms, email e notifiche attraverso applicazioni che possono svolgere la funzione di promemoria.
Monitorare gli appuntamenti mancati
Insieme alle comunicazioni per i pazienti, è consigliabile attivare il monitoraggio degli appuntamenti mancati. Questo può aiutare lo studio a capire se ci sono problemi nella gestione degli appuntamenti e se, nel caso in cui il tasso di visite cancellate fosse troppo alto, è necessario organizzare degli interventi mirati per migliorare il sistema gestionale.
Inoltre, attraverso il monitoraggio, sarà fondamentale identificare anche le tipologie di pazienti e capire quali sono quelli più a rischio di “mancata presenza”. I pazienti che tendono a disdire all’ultimo momento sono spesso sempre gli stessi: in queste situazioni sarà il dottore che dovrà valutare se ha senso continuare a richiamarli per fissare nuovi appuntamenti o se il rapporto può essere interrotto.
