Ti sei mai chiesto come mai le tue giornate di lavoro sono sempre così frenetiche e a volte poco soddisfacenti dal punto di vista dei risultati economici e di produzione del tuo studio?
Questo tipo di domanda ci viene posta da quasi tutti i nostri clienti, e analizzando le cause e le osservazioni dei titolari di studio, quasi sempre la risposta a questa criticità è arrivata da una profonda riorganizzazione dell’agenda e quindi delle giornate di lavoro.
Principali criticità:
1- Non riesco mai a rispettare l’orario di chiusura dello studio:
Moltissimi titolari di studio ci contattano perché sono completamente assorbiti dalla propria attività lavorativa. Giornate di lavoro che sulla carta risultano ben scandite nei tempi e nella successione dei pazienti, si trasformano in giornate infinite soprattutto con il sopraggiungere di urgenze inattese e ritardi non pronosticati causati dall’operatività clinica.
2- Il primo appuntamento disponibile per il paziente è fra 4 mesi:
Moltissimi studi non riescono a garantire un appuntamento in tempi brevi al paziente a causa di un grande riempimento delle agende cliniche. Questo porta i titolari ad iniziare ad accorciare i tempi delle prestazioni per ricavare ulteriore spazio disponibile e permettere al paziente di essere visitato entro un periodo di tempo accettabile.
Questa “soluzione” non fa altro che andare ad allargare il problema dei ritardi già descritto precedentemente e concorre ad aumentare la creazione di stress e disorganizzazione di medici, assistenti e segretarie.
3- Le assistenti non riescono a prepararmi la stanza correttamente: impiegano troppo tempo e manca sempre qualche cosa!!!
Questa criticità, oltre ad essere legata alla mancanza di procedure di lavoro standardizzate per le assistenti, è sicuramente legata anche ad un modello di agenda confusionario. Capita spesso infatti che le assistenti debbano riorganizzare completamente una stanza per passare da un tipo di prestazione ad un altro e successivamente tornare ad un’ organizzazione analoga a quella con cui si era iniziata la giornata. È evidente che questo modo di operare non le aiuti ad essere precise o comunque, il dover fare molte cose in poco tempo, aumenta la possibilità che si possano verificare errori o dimenticanze.
Principali soluzioni:
1- Organizza al meglio le tue giornate:
Alla base della riorganizzazione dell’agenda c’è l’analisi delle tue attività. È fondamentale capire di quante ore settimanali hai bisogno per soddisfare la richiesta di prestazioni per ogni branca che segui.
Chiediti: Sto rimandando interventi importanti per eseguire delle prestazioni meno urgenti? se la risposta è affermativa, probabilmente all’interno delle tue giornate stai dedicando troppo poco tempo ad una operatività che invece richiede maggiore disponibilità.
2- Prevedi urgenze e prime visite
Queste operatività non arrivano mai a sorpresa, infatti, se fai un’analisi accurata delle tue settimane di lavoro, ti accorgerai che è possibile ottenere una media molto significativa di ore da destinare ad ognuna di queste categorie e vedrai che è anche possibile prevedere una ricorsività all’interno delle stesse giornate. Questa è un’indicazione preziosa che ti permette già di dedicare uno spazio programmato all’interno dell’agenda per accogliere il paziente bisognoso senza la necessità di andare in affanno o in ritardo.
Prevedere degli spazi all’interno delle giornate permette allo studio di dare un appuntamento tempestivo e dedicare la giusta attenzione al momento cruciale della diagnosi e del primo incontro col paziente.
3- Dividi, semplifica e programma a lungo termine
Il terzo e decisivo passo da fare è costruire un modello che rispecchi quanto descritto fino a qui.
Il focus principale deve essere la SEMPLIFICAZIONE del lavoro del tuo staff e con la semplificazione arriveranno anche maggiore velocità e precisione.
Per ottenere questi risultati è fondamentale DIVIDERE le tue operatività rispettando il monte ore necessario per rispondere alle richieste dei pazienti. Potrai così creare blocchi orari all’interno dell’agenda in cui si svolge un solo tipo di prestazione e per cui, quindi, utilizzerai sempre le stesse tipologie di strumenti (kit operativo) e la stessa sequenza di materiali, andando così a ridurre al minimo le possibilità di errore e a velocizzare al massimo i tempi di set up della stanza.
Con questa organizzazione, ogni preventivo accettato, corrisponde ad un preciso piano di cura quindi ad una precisa successione di interventi. La divisione in blocchi delle operatività, consente alla segreteria di PROGRAMMARE A LUNGO TERMINE e dare appuntamenti al paziente che coincidano con l’organizzazione dello studio per tutta la durata del suo trattamento.
Oltre a facilitare l’organizzazione del lavoro, questa accortezza aiuterà il personale a riempire correttamente i vari blocchi dell’agenda regolarizzando finalmente l’accesso dei pazienti nella struttura.
Cosa otterrai
Fino ad ora abbiamo accennato solo ai principali vantaggi dal punto di vista organizzativo del lavoro e delle giornate, ma questi non sono gli unici risultati che una migliore organizzazione dell’agenda potrà portarti.
Dal punto di vista economico-finanziario, un’agenda che si ripete settimana dopo settimana produce una regolarizzazione naturale delle tue entrate e delle tue uscite relative al consumo dei materiali. Ti permetterà di avere il controllo su questi numeri e poter ottimizzare i tuoi risultati grazie al bilanciamento orario che le varie operatività ti richiedono. Potrai destinare più spazio a quelle attività che sono per te più remunerative senza essere costretto a rimandarle nel tempo e ti sarà più facile delegare a dei collaboratori gli interventi per cui non hai più tempo, concentrandoti così sulle tue branche di riferimento e sulle tue specializzazioni.
Questi sono solo i principali aspetti organizzativi legati ad una corretta gestione dell’agenda, ma come dice il titolo, tutto parte da qui. Ogni criticità organizzativa del tuo studio ha almeno un collegamento diretto con l’ordine di accesso dei pazienti e con la programmazione dei loro interventi.
Se vuoi scoprire come ottenere il massimo dei risultati dalla tua attività e come organizzare al meglio le tue giornate, contattaci. Un nostro consulente è pronto a seguirti, giorno per giorno, lungo il percorso che ti porterà a realizzare i tuoi obiettivi.
