Vera e propria croce di molti dentisti, l’agenda dell’attività clinica è uno degli strumenti a cui guardare quando vogliamo migliorare l’efficienza del nostro studio odontoiatrico.
I processi di annotazione sull’agenda e di gestione dei pazienti sono essenziali per un corretto flusso del lavoro ed è fondamentale dotarsi di uno o più strumenti dedicati alla corretta amministrazione della comunicazione, del sistema di pagamento, dei richiami e del recupero degli insoluti. Ancor di più: sarà necessario aggiornare il nostro team e la nostra segreteria per far sì che l’utilizzo di questi strumenti sia efficace e condiviso.
Agenda Digitale: l’unica soluzione per uno studio odontoiatrico moderno
Impossibile paragonare le potenzialità di un’agenda digitale con i supporti cartacei che ancora purtroppo vanno per la maggiore in molti studi dentistici. Non esiste nessun tipo di organizzazione interna capace di produrre profitto senza un adeguato strumento di pianificazione delle prestazioni: data la moltitudine di dati di cui tener conto, una semplice agenda cartacea non può essere in grado di rappresentare adeguatamente la piena attività di uno studio dentistico.
L’utilizzo di un’agenda digitale per lo studio dentistico è un vantaggio competitivo enorme, consigliamo caldamente chi non si è ancora dotato di uno strumento del genere di prenderne in considerazione l’adozione. Tra gli innumerevoli vantaggi dei più strutturati software possiamo contare:
- gestione in cloud (archiviazione del database online con backup istantaneo)
- accesso simultaneo da più dispositivi e possibilità di lavorare in contemporanea integrando e modificando i progetti
- possibilità di esportare i dati in formati standard (come Excel) per una successiva elaborazione dei dati
3 aspetti da ottimizzare sull’agenda dello studio odontoiatrico
L’agenda è molto di più di un supporto digitale dove annotare gli appuntamenti. L’agenda è il database dell’intera attività dello studio e se da un lato una delle sue funzioni è senza dubbio gestire il calendario dall’altro, se ben strutturata, è in grado di fornire rapidamente informazioni riguardo a dati anagrafici, clinici e contabili dei pazienti, così come durata delle prestazioni, tipologia, operatori e quant’altro.
1) Il calendario dell’attività clinica
Strutturare il calendario avendo cura dell’intero anno di lavoro ci consente di definire la nostra attività con anticipo e prevenire possibili problematiche. Un’overview che ci darà un rapido riscontro in termini di risultati economici delle prestazioni, gestione dei costi fissi e, di conseguenza definizione del tariffario. Come vedete: c’è molto di più oltre l’annotazione degli appuntamenti!
2) Le poltrone al centro dell’agenda
Un errore comune è quello di orientare l’agenda intorno all’attività degli operatori e dei professionisti dello studio. Questo genera delle inefficienze in quanto il vero centro di ricavo di uno studio sono piuttosto le poltrone e il loro numero, laddove dentisti titolari, consulenti e igienisti possono invece variare.
L’agenda dello studio non deve quindi fungere da “agenda personale” dell’attività dei singoli professionisti, quanto essere strutturata sulla base delle poltrone, ognuna dotata della sua agenda. Questo consente inoltre di poter visualizzare l’agenda “per poltrona” oltre che “per periodo” o “per professionista”.
3) Definizione dello slot
Lo slot è lo spazio minimo da dedicare ad un appuntamento ed è importante definirlo di un’entità tale da risultare modulabile e flessibile a seconda delle varie prestazioni che ovviamente hanno durata differente. Importante in questo caso trovare un quantitativo di minuti per lo slot nè troppo ampio (rappresentazione ordinata che però nasconde inefficienze) nè troppo ristretto (layout caotico).
Se sei incuriosito e desideri una consulenza su come integrare questo e molti altri strumenti di ottimizzazione all’interno del tuo studio: contattaci subito!
