Capita anche a te di non riuscire ad avere il polso delle attività che vengono svolte dal tuo personale all’interno del tuo studio odontoiatrico?
Di scoprire che attività importanti, come ad esempio i test delle autoclavi in sterilizzazione, non sono eseguite correttamente, di vedere che determinati compiti non sempre vengono portati a termine nei tempi e nei modi corretti, e soprattutto scoprirlo quando ormai è troppo tardi.
Ecco, se anche te incontri queste criticità e senti il peso di tutte le azioni che dovrebbero essere svolte dal tuo personale sulle tue spalle, chiediti: In cosa sto sbagliando?
Solitamente queste dinamiche sono maggiormente presenti all’interno di quegli studi in cui manca una definizione chiara, specifica e condivisa dell’organigramma di studio.
L’organigramma è la rappresentazione grafica dei legami funzionali e gerarchici che tengono unite le persone all’interno dell’organizzazione ed evidenzia i legami e i flussi comunicativi corretti per il passaggio delle informazioni e la gerarchia decisionale.
Come costruire un organigramma efficace:
Un organigramma efficace parte sempre dalle risorse che si ha a disposizione. È cruciale individuare fra queste quali hanno le capacità e l’esperienza per ricoprire determinati ruoli e fare il possibile per esaltare le loro skills distintive.
Un buon organigramma ha, inoltre, la capacità di andare ad equilibrare il carico di lavoro fra le risorse e coinvolgerle in maniera diretta all’interno dell’attività dell’organizzazione.
Dalla creazione grafica all’applicazione del modello:
La difficoltà della fase di creazione dell’organigramma non è tanto quella di disegnarlo sfruttando linee e forme geometriche, individuare gli snodi fondamentali delle relazioni fra le persone e incasellare i dipendenti nel giusto ruolo. La difficoltà risiede nell’applicazione giornaliera del modello e nel coinvolgere costantemente le risorse facendole sentire importanti all’interno dell’organizzazione. Per farlo è fondamentale che ci sia una “comunicazione” chiara del modello, che venga presentato accuratamente e quindi sia ben assimilato da ogni singola risorsa, che deve comprendere il proprio ruolo e il proprio posizionamento all’interno della struttura dello studio.
Lo schema organizzativo deve essere “condiviso” ed ognuno deve avere ben chiaro il rapporto gerarchico in cui si trova durante lo svolgimento di ogni singola mansione. Deve sapere chi è il referente di quell’area e deve essere consapevole che avrà dei momenti in cui potrà confrontarsi con lui per qualsiasi necessità.
Questo ci porta al terzo termine fondamentale per il funzionamento di questo tipo di organizzazione: il “controllo”. Devono essere sempre calendarizzati dei momenti in cui i responsabili/referenti controllino le attività di cui hanno la responsabilità, intercettino le criticità e le affrontino con i propri colleghi all’interno di riunioni periodiche strutturate e mirate ad alimentare il dialogo fra le risorse e la loro reciproca collaborazione.
Cosa otterrai
Nel momento in cui deciderai di costruire l’organigramma del tuo studio odontoiatrico, metterai nero su bianco uno schema organizzativo paragonabile a quello di una formazione di una squadra di calcio. Inizierai a fare chiarezza sulla disposizione tattica delle tue risorse in studio e inizierai a chiederti come esaltare al meglio le qualità di ognuna di loro.
Il passaggio successivo sarà quello di informarle del loro ruolo, ed innescare il processo tale per cui inizino a collaborare, aiutarsi, e comportarsi effettivamente come una squadra che faccia il meglio per raggiungere il proprio obiettivo.
Da anni aiutiamo gli studi odontoiatrici di tutta Italia a strutturare le proprie organizzazioni a partire da un organigramma chiaro, efficace e condiviso costruito su misura per ogni tipo di organizzazione.
Portiamo soluzioni, strumenti e strategie per innescare ed alimentare processi di comunicazione interna, collaborazione fra risorse e reparti e costruiamo per questi sistemi di obiettivi da raggiungere che stimolino tutti a dare sempre il meglio.
Vuoi anche te intraprendere il percorso per avere uno studio organizzato, efficiente, snello e sempre sotto controllo? Non esitare a contattarci, un nostro consulente saprà darti tutte le informazioni che cerchi.
