Dopo un anno di duro lavoro, passato a curare i denti di numerosi pazienti, anche per chi gestisce uno studio dentistico arriva il tanto atteso periodo delle ferie: giorni di relax dove, solitamente grazie all’aiuto di una vacanza, si riesce staccare dalla routine quotidiana ed a godersi il meritato riposo.
Tuttavia, chiunque gestisce uno studio odontoiatrico, conosce bene i problemi che si possono verificare durante un periodo di chiusura: emergenze improvvise, come ad esempio mal di denti oppure otturazioni saltate, e incomprensioni con i pazienti che non hanno letto gli avvisi relativi alla chiusura estiva o che non hanno ricevuto una diretta comunicazione.
Per ovviare a questa tipologia di problematiche si possono seguire delle semplici pratiche che riescono ad agevolare notevolmente il vostro lavoro.
Di seguito, vediamo insieme 6 consigli per preparare al meglio il vostro studio dentistico alla chiusura estiva.
1) Contattare direttamente il paziente
Prima di andare in ferie sarebbe utile avvisare tutti i pazienti sui giorni in cui lo studio rimarrà chiuso. Tuttavia, avvertire telefonicamente tutti i numeri presenti nel database può risultare un’attività lunga e dispendiosa.
Alcuni metodi più rapidi potrebbero essere:
- Affidarsi a particolari software gestionali, che permettono di inviare email a tutto il vostro database di pazienti e renderli così consapevoli di tutte le informazioni utili per prenotare eventualmente un controllo prima o dopo il periodo di chiusura.
- L’uso della piattaforma Messenger di Facebook, che offre la possibilità di raggiungere un numero elevato di utenti, tra cui anche i vostri pazienti abituali, e consente di personalizzare le singole interazioni al fine di inviare messaggi con tutte le informazioni necessarie, foto e contenuti digitali di vario genere.
2) Lasciare un recapito telefonico
Può essere opportuno indicare un recapito telefonico o un indirizzo di posta elettronica che i pazienti dello studio possono contattare per qualsiasi tipo di emergenza o informazione.
3) Situazioni di emergenza
Oltre ad un recapito di riferimento, lo studio odontoiatrico deve essere organizzato e pronto ad operare in situazioni di emergenza, in modo da accogliere pazienti in condizioni molto gravi che hanno bisogno di cure urgenti. Sarà perciò opportuno adibire una stanza di lavoro apposita e organizzare le ferie con i vostri collaboratori in modo tale da essere sempre reperibili per questo tipo di interventi.
4) Comunicare con largo anticipo il periodo di chiusura dello studio
Per evitare incomprensioni, sarà opportuno informare con largo anticipo i pazienti della prossima chiusura. Quindi, può essere di grande utilità mettere un avviso nello studio e aggiornare le informazioni sul sito web.
5) Riporre in modo curato tutti gli strumenti ed il materiale dello studio
Questo aspetto, che interessa di più l’organizzazione interna dello studio odontoiatrico e meno l’aspetto relazionale con i pazienti, è molto importante al fine di ritrovare al ritorno dalle vacanze un ambiente di lavoro preciso e ordinato.
Sarà quindi prioritario in vista della chiusura estiva procedere con un’accurata sterilizzazione di tutti gli strumenti di lavoro e riporli in un luogo adatto; inoltre, bisognerà sistemare tutti i materiali deperibili all’interno di un contenitore refrigerante al fine di preservarli per poi poterli riutilizzare.
6) Pianificazione degli appuntamenti alla riapertura dello studio
Al fine di organizzare al meglio il lavoro, prima delle ferie dovranno essere pianificati e fissati gli appuntamenti previsti per i giorni seguenti alla riapertura dello studio. In questo modo i vostri pazienti sapranno con largo anticipo la data della loro visita e non si verificheranno situazioni spiacevoli.
Seguendo questi semplici consigli potrete essere sicuri che, al ritorno dalle vostre vacanze, troverete uno studio odontoiatrico perfetto e pronto ad accogliere tutti i vostri pazienti nel migliore modo possibile.
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