Ti è mai capitato di chiederti come mai, nel tuo studio odontoiatrico, capiti che le stanze operative non siano perfettamente preparate, perché la programmazione degli appuntamenti non sia sempre precisa e anche il controllo dei pagamenti dei pazienti a volte si riveli problematico?
Sono solo alcuni dei “sintomi” che evidenziano una carenza di organizzazione della tua attività e che rappresentano un vero e proprio freno per le performance del tuo studio.
Se senti la necessità di organizzare il lavoro del tuo personale, ci sono una serie di passaggi obbligati da compiere, per fare in modo che il lavoro venga svolto correttamente.
1- Strutturare un organigramma:
Abbiamo trattato l’argomento in maniera più approfondita a questo link https://trustdentalmanagement.com/i-vantaggi-di-un-organigramma-chiaro-per-la-gestione-dello-studio-odontoiatrico/
2- Creare un calendario delle attività ed un’agenda organizzata:
Abbiamo trattato il tema dell’agenda a questo link:
https://trustdentalmanagement.com/tutto-parte-dallagenda/
3- Creare protocolli e procedure ripetibili e riproducibili
È importante comprendere bene il significato dei termini che si utilizzano: Il protocollo declina una successione di azioni fisiche, mentali e verbali ed è composto da un insieme di procedure che determinano le modalità con cui si realizzano azioni specifiche.
Per procedura ripetibile si intende che sia eseguita allo stesso modo indipendentemente dal momento del giorno, settimana, mese in cui viene compiuta e per procedura riproducibile si intende un’azione che può essere svolta nello stesso modo a prescindere da chi la compie.
Come si ottimizza un protocollo di lavoro
Il primo passaggio fondamentale è quello di porsi degli obiettivi da raggiungere e creare una gerarchia di valori che vadano a comporre l’identità dello studio.
Il tuo è uno studio per famiglie? Probabilmente, quindi, i valori che insegui sono quelli della qualità dell’area clinica, affidabilità degli ambienti e del personale, velocità della segreteria e della marginalità dello studio, declinati in questo medesimo ordine gerarchico.
Se la tua struttura invece è una Low Cost, la gerarchia dei valori indicata precedentemente sarà rovesciata: marginalità, velocità, affidabilità e qualità.
È evidente, quindi, che l’organizzazione interna della struttura non potrà essere la stessa in due strutture che hanno finalità, obiettivi e valori opposti.
Individuata la scala valoriale, è poi necessario strutturare una strategia per coinvolgere il personale nel processo di miglioramento. Si può scegliere una modalità “top-down”, dove cioè è il titolare di studio ad impartire ordini e direttive da eseguire, o un metodo “bottom-up” basato sulla condivisione degli obiettivi e che sfrutti le conoscenze operative di ogni membro del team e li coinvolga nel processo di riorganizzazione specificatamente alle mansioni che ognuno di loro svolge.
Come si creano protocolli e procedure corrette
Il metodo migliore per analizzare il protocollo attuale di lavoro è quello di organizzare un momento di condivisione e confronto fra tutti i componenti del team e procedere in quest’ordine:
1- Schematizzare la successione di attività del protocollo così come si stanno eseguendo ora
2- Confrontarsi sui miglioramenti apportabili
3- Definire il modo migliore per compiere ogni singola azione e trascriverlo chiaramente
4- Schematizzare il protocollo così come lo si desidera.
Dove possibile, è consigliabile ed estremamente utile integrare l’informazione con un supporto visivo (foto/video) in modo tale da dare sempre un riferimento rapido e preciso alle proprie risorse.
Da sempre affianchiamo il personale degli studi dei nostri clienti nel processo di ottimizzazione del loro lavoro proponendo soluzioni semplici e mirate alle criticità specifiche di ogni struttura. Costruiamo insieme a loro nuove modalità per affrontare al meglio le giornate lavorative sempre con l’obiettivo di massimizzare il potenziale di ognuno, ridurre al minimo gli sprechi e permettere a tutti di lavorare con maggior serenità, calma e concentrazione.
Tutto questo porta naturalmente ad una sempre migliore organizzazione interna e quindi ad una evidente riduzione di stress, fatica ed errori.
Se vuoi scoprire cosa possiamo fare per il miglioramento della tua attività e costruire insieme a te e ai tuoi dipendenti l’organizzazione che desideri, non esitare a contattarci. I nostri consulenti sono sempre a disposizione per fornirti le informazioni che stai cercando.
