L’agenda che funziona e fa funzionare lo studio, come organizzare il tempo in uno studio dentistico

agenda nello studio dentistico

La giurisprudenza definisce il tempo un bene della vita, per dare l’idea di quanto sia importante nella quotidianità di ogni individuo. Ovviamente lo è anche nell’organizzazione del lavoro e nella vita professionale di ognuno di noi. 

Qualunque professionista, compreso il titolare di uno studio odontoiatrico, ha l’esigenza di gestire in modo ottimale il tempo a disposizione, evitando di perdere ore che potrebbe utilizzare in modo più fruttuoso, per raggiungere i propri obiettivi in termini di fatturato. Lo strumento più importante per la gestione del tempo di lavoro è l’agenda dello studio dentistico. 

Non ci può essere un’ottimizzazione dei tempi dello studio, senza un’efficace gestione dell’agenda, la quale deve assolutamente evitare ritardi e, in particolar modo, i tempi morti. 

In caso contrario, i danni economici che si provocherebbero nel tempo eroderebbero i risultati positivi conseguiti attraverso la produttività del lavoro. Ma come si può organizzare il tempo dello studio dentistico

Cercheremo di fornire alcune interessanti linee guida per una corretta gestione dell’agenda dell’odontoiatra. 

Alcuni consigli su come organizzare il tempo per lo studio odontoiatrico

Diventa difficile gestire in maniera corretta l’agenda dello studio dentistico, sia cartacea sia in formato digitale, che contiene tante informazioni inerenti ad appuntamenti presi e che difficilmente possono essere distinte tra loro. Il più semplice accorgimento, in questo caso, potrebbe essere quello di utilizzare diversi colori per la classificazione delle visite che il dentista dovrà effettuare.

Attraverso questo metodo molto semplice è possibile orientarsi, senza dover rileggere ad uno ad uno gli appuntamenti presi per effettuare delle valutazioni circa la loro importanza, la difficoltà dell’intervento da eseguire e la durata di ogni operazione da compiere.

Grazie all’utilizzo dei colori risulta sicuramente più semplice la consultazione dell’agenda. Ogni colore può assumere un determinato significato e il titolare dello studio dentistico, ai fini della consultazione dell’agenda, può dare uno sguardo molto più veloce per comprendere la rilevanza e soprattutto l’impegno giornaliero che richiederà ciascun intervento da effettuare. L’utilizzo dei colori, inoltre, consente anche di stabilire come gestire le visite o gli interventi in ambito clinico da programmare in un prossimo futuro.

L’agenda va condivisa con il team di collaboratori..ma non troppo!

Molto spesso ad organizzare il tempo dello studio odontoiatrico è non solo la segretaria, ma anche il titolare, i collaboratori e le igieniste. Molti sono convinti che questa gestione condivisa sia ottimale. 

In realtà, non è proprio così! Questo modo di gestire l’agenda può creare dei disagi: il personale medico dello studio e qualunque altro collaboratore, tenderà a dare delle informazioni non corrette. La settimana lavorativa deve tenere conto non solo delle esigenze cliniche dei pazienti ma anche di quelle organizzative e di profitto.

Questa confusione nella comunicazione può diventare un ostacolo per il lavoro del team, in quanto viene meno la sincronizzazione delle attività poste in essere dai suoi componenti. Il processo di comunicazione e di organizzazione del lavoro subisce un rallentamento, se le informazioni sulle attività di lavoro giornaliere da svolgere, all’interno del suo studio dentistico, non seguono procedure precise e non tengono conto dell’intera organizzazione.

Riteniamo sia importante, per una proficua e spedita gestione dell’agenda dello studio odontoiatrico, che ogni collaboratore sia a conoscenza dei principi e delle procedure che guidano le informazioni contenute nell’agenda giornaliera dei lavori.

Se ogni collaboratore conosce bene quali sono le attività che deve svolgere, anche  il personale di studio, giorno dopo giorno, può essere messo in condizione di svolgere in maniera semplice ed ordinata le proprie mansioni, come per esempio preparare il riunito per le prestazioni della giornata, senza che vi sia la necessità di lavorare in modalità di “urgenza”.

Inoltre, in questo modo, si riduce il rischio di ritardi, rallentamenti e ogni altro disagio che possa compromettere la qualità del lavoro. Se l’agenda verrà gestita da tutti i collaboratori dello studio odontoiatrico, magari utilizzando un tipo di agenda disponibile nel formato digitale che possa essere condivisa in cloud, si riuscirà ad ottimizzare la gestione del tempo, in quanto ognuno di loro sa bene quali sono i compiti che dovranno svolgere, in qualunque momento.

Agenda digitale: gli aspetti positivi del suo utilizzo

L’errore più comune, che viene commesso in buona parte degli studi odontoiatrici, è quello di far rimanere l’agenda cartacea: così le informazioni contenute al suo interno sono difficilmente condivisibili e visualizzabili e l’analisi della gestione del tempo e la previsione dei profitti viene trasformata in una vera impresa.

Utilizzando la tradizionale agenda cartacea, purtroppo, le informazioni non possono essere visualizzate dal dentista che si trova fuori dallo studio e magari ha la necessità di visualizzare il programma di lavoro giornaliero. 

Anche se non sembra, tali metodi classici di gestione degli appuntamenti fanno rallentare le operazioni da compiere quotidianamente. 

Un’ agenda dello studio dentistico digitale in cloud, che può essere condivisa da tutti i componenti dello studio, invece, può risolvere in modo semplice e veloce ogni inconveniente di natura organizzativa concernente la gestione degli appuntamenti e del lavoro.

Tale agenda può essere visualizzata in tutta comodità dal proprio dispositivo (PC, Tablet, Smartphone, Iphone, eccetera) e consente di eseguire dei passaggi di comunicazione in tempi rapidi, eliminando i ritardi e qualunque altro disagio nell’organizzazione del lavoro all’interno dello studio dentistico.