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Analisi dei Costi di uno Studio Odontoiatrico

L’analisi dei costi, come parte dell’attività di controllo e gestione delle risorse economiche, rappresenta uno dei capisaldi su cui poggiano tutte le tipologie di impresa. La corretta amministrazione dei capitali è tema fondamentale dell’intero sistema finanziario e non può che interessare anche la gestione efficiente di uno studio odontoiatrico.

Rendere operativa l’analisi dei costi nel proprio studio odontoiatrico consente di avere sotto controllo il dettaglio di produzione ed uscite per riuscire a gestire una programmazione di lungo periodo, anche in materia di investimenti sostenibili.

Analisi dei costi fissi e variabili

I costi fissi e i costi variabili sono gli elementi fondanti dell’analisi e tra i più importanti punti da prendere in esame sia in fase di avvio di un’attività d’impresa, che durante la sua gestione.

Per costi fissi si intendono quei costi che non mutano al variare delle quantità prodotte o dell’attività quantitativamente svolta. Sono quei costi che bisogna sostenere anche in assenza di attività e quindi di ricavi. I costi variabili viceversa rappresentano la sommatoria dei costi che variano a seconda della quantità di bene prodotta o della mole di attività svolta nel caso di uno studio odontoiatrico.

La differenza tra costi fissi e costi variabili assume importanza quando si valuta l’opportunità di variare un costo di produzione nel breve periodo. I costi fissi sono spesso connessi a fattori produttivi strutturali (affitto dello studio, stipendio personale dipendente, fondi previdenziali o assicurativi, leasing) e non possono essere modificati nel breve periodo.

I costi variabili invece possono subire variazioni nel breve periodo sulla base della produzione e delle prestazioni erogate, oltre che delle procedure scelte. Due classici esempi di costi variabili sono: i costi per i servizi, (legati all’operatore di poltrona o destinati al laboratorio per la produzione di manufatti protesici e ortodontici) e quelli per il materiale di consumo dello studio.

Differenze tra Costi Diretti e Costi Indiretti

Un’altra fondamentale distinzione riguarda i costi diretti e i costi indiretti. I primi hanno un’influenza diretta sulla produzione e si riferiscono esclusivamente al singolo prodotto o prestazione: attrezzature utilizzate per quella specifica operatività, ad esempio. Sono quei costi che hanno un’incidenza diretta sul progetto di investimento e ne determinano il prezzo.

I costi indiretti sono invece quei fattori produttivi non strettamente connessi al singolo progetto ma che vengono impiegati simultaneamente su più aree di business. Le utenze, i costi di amministrazione e l’affitto di strutture appartengono a questa categoria di costi. I costi indiretti gravano con la stessa intensità su ogni singolo progetto e possono arbitrariamente essere considerati all’interno dei costi ascrivibili al singolo piano di investimento.

Individuare i costi di uno studio odontoiatrico

Lo studio odontoiatrico, così come qualunque altra tipologia di impresa, deve tener conto di costi fissi, variabili, diretti e indiretti.

I costi fissi rappresentano la fonte più consistente nel computo dei costi totali di gestione di uno studio odontoiatrico. Alcuni esempi di costi fissi sono:

  • I costi del personale (segretarie, amministrativi e assistenti di studio, ad esempio)
  • I costi previdenziali (Enpam ed Inps)
  • I costi assicurativi (infortuni, furto incendio etc)
  • I costi per arredi e apparecchiature (strumenti odontoiatrici, poltrone etc)
  • I costi associativi (Rinnovi iscrizione all’Ordine degli Odontoiatri e società scientifiche)

I costi fissi, a loro volta, possono essere articolati in costi diretti e costi indiretti. I primi sono correlati esclusivamente alla singola prestazione, mentre i costi indiretti vengono distribuiti equamente su tutte le attività svolte nello studio odontoiatrico. Il costo dei dipendenti amministrativi, ad esempio, può essere imputato a tutte le attività svolte dal dentista e quindi è da considerarsi un costo indiretto. Viceversa l’acquisto di una TAC cone beam è da ascriversi solamente alle attività di implantologia, dunque rientra nei costi diretti.

Il calcolo dei costi fissi viene effettuato su base annuale: dividendo l’ammontare dei costi fissi totali per le 12 mensilità si ricava la sommatoria dei costi fissi del singolo mese. In questo modo è possibile anche ricavare il costo fisso giornaliero o settimanale dello studio.

I costi variabili di uno studio odontoiatrico possono essere suddivisi in 3 macro-categorie:

  1. Costo dell’operatore: associato al corrispettivo da riconoscere al professionista che ha eseguito la prestazione. Rientrano in questi costi sia l’operato dei dentisti che quello degli igienisti dentali. Indipendentemente dal ruolo che occupa chi svolge la prestazione (titolare, socio, dipendente), questo deve essere calcolato come costo operatore.
  2. Costi di laboratorio: sono i costi che lo studio odontoiatrico paga al laboratorio per la lavorazione dei manufatti ortodontici o protesici come ad esempio apparecchi ortodontici, ponti e riparazioni.
  3. Costi dei materiali: rientrano in questa categoria i materiali necessari per l’esecuzione di una certa prestazione. Il materiale di consumo può essere monouso oppure no. Esempi pratici di materiale di consumo sono: bicchieri, guanti e materiali per la sterilizzazione di strumenti chirurgici.

I costi variabili forniscono dei dati molto attendibili sulla qualità della prestazione offerta dallo studio odontoiatrico di riferimento.

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Analisi SWOT di uno studio odontoiatrico: cos’è e come può aiutarti a sviluppare la tua attività

L’analisi SWOT è un valido ed utile strumento di pianificazione strategica ampiamente utilizzato per valutare i punti di forza e di debolezza, le opportunità e le minacce della propria attività, al fine di determinare quali siano le decisioni migliori da prendere per il raggiungimento dei propri obiettivi. Se usata correttamente, l’analisi SWOT può rivelarsi preziosa per far crescere il tuo studio odontoiatrico.

Vediamo di cosa si tratta e quali vantaggi offre.

Che cos’è l’analisi SWOT

Ideata dall’economista statunitense Albert Humphrey in seguito ad un progetto di ricerca condotto presso l’Università di Stanford tra gli anni Sessanta e Settanta, l’analisi SWOT, altresì nota come matrice SWOT, consente di analizzare:

  • punti di forza (Strenghts)
  • punti di debolezza (Weaknesses)
  • opportunità (Opportunities)
  • minacce (Threats).

Questi fattori vengono suddivisi in due macrocategorie, che identificano i fattori interni ed esterni dell’organizzazione aziendale. I fattori interni dell’analisi SWOT sono i punti di forza e di debolezza dell’azienda, ossia gli elementi utili o dannosi per il raggiungimento dei traguardi che ci si è prefissati.

I fattori esterni invece sono le opportunità del mercato da cui è possibile trarre vantaggio e le minacce che rischiano di ostacolare l’ottenimento dei risultati che ci si è preposti di raggiungere.

Analizzando i vari fattori, è possibile mettere a fuoco quali siano gli elementi su cui investire e quali siano le criticità su cui intervenire: questo ci aiuta ad essere più consapevoli delle opportunità che possono portare beneficio e delle minacce che potrebbero arrecare un danno sia all’interno dello studio che nel tuo mercato locale.

L’analisi SWOT può essere illuminante e di grande aiuto per:

  • elaborare la tua strategia di business
  • definire le azioni con cui realizzare tale strategia
  • affrontare le avversità con cognizione di causa
  • imparare a trasformare i rischi in opportunità

Analisi SWOT: come funziona

Le fasi dell’analisi SWOT sono:

  • definizione dell’obiettivo da raggiungere
  • definizione di punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce
  • analisi di tali fattori
  • determinare come sfruttare a proprio vantaggio le opportunità ed i punti di forza
  • decidere in che modo minimizzare i rischi e neutralizzare le minacce
  • trovare il modo per migliorare gli aspetti in cui si è carenti
  • elaborare una strategia di business
  • scegliere le azioni concrete, gli strumenti e le tecniche con cui attuare la strategia necessaria per raggiungere l’obiettivo.

Senza una strategia di business ed una pianificazione strategica non si arriva da nessuna parte. Dedicare tempo ed attenzione all’analisi SWOT pertanto è fondamentale per la tua attività.

Esempio di analisi SWOT per uno studio odontoiatrico

Passiamo dalla teoria alla pratica. Presentiamo un esempio di analisi SWOT applicata ad uno studio odontoiatrico, con l’obiettivo di generare maggiore profitto.

Fattori interni Punti di forza Punti di debolezza
  • Professionalità ed esperienza dello staff medico altamente qualificato
  • Qualità tecnica di attrezzature e strumenti disponibili presso lo studio
  • Uso di materiali di prima qualità
  • Cortesia, proattività e competenza dello staff (receptionist, segretarie amministrative, assistenti alla poltrona)
  • Difficoltà nel fidelizzare i pazienti
  • Difficoltà di attrarre nuovi clienti
  • Poca dimestichezza con i pazienti in età prescolare
Fattori esterni Opportunità Minacce
  • Possibilità di aderire a convenzioni
  • Fondi europei per medici e dentisti
  • Dentista Sociale (accordo tra Ministero del Lavoro e Associazione dei Dentisti Italiani)
  • Concorrenza (sleale) degli studi dentistici low cost
  • Difficoltà economiche che affliggono molte famiglie italiane

 

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Cos’è un piano strategico: come realizzare un piano per il tuo Studio Odontoiatrico

Strumento cardine per il controllo di gestione, il piano strategico può esser definito come quel documento aziendale in cui si raccolgono la vision, gli obiettivi e le strategie che favoriscono lo sviluppo dell’impresa. Si tratta di una visione a lungo termine per la crescita del business senza la quale diventa complesso individuare le attività più utili da intraprendere. 

Progettare il futuro sulla base di strumenti simili è fondamentale per permettere al tuo studio odontoiatrico di crescere sfruttando appieno le proprie potenzialità. Con il piano strategico si cerca di definire la vision della propria attività nel lungo periodo ed elaborare il piano d’azione più appropriato per raggiungere tale meta. Contestualmente si mettono a fuoco quali mezzi, strumenti e risorse (anche di tipo finanziario) sono necessarie per raggiungere questi obiettivi.

La pianificazione è un’attività indispensabile per la gestione di qualsiasi tipo di attività. Senza una pianificazione strategica aziendale, lo studio si ritroverebbe a inseguire esclusivamente obiettivi di breve periodo, incapaci di garantire una crescita o un futuro solido. Offrire un servizio di qualità non è più sufficiente. Oggi serve una strategia vincente.

Che cos’è il piano strategico

Il piano strategico è un documento attraverso il quale l’azienda definisce i propri obiettivi analizzando, valutando e determinando:

  • la meta che si desidera raggiungere
  • ciò che occorre fare
  • le azioni concrete e le tecniche più efficaci che occorrerà porre in essere per il conseguimento degli obiettivi
  • le risorse e gli strumenti necessari per mettere in atto tali azioni
  • i vantaggi che ne deriveranno

La pianificazione strategica aziendale è un valido strumento con cui definire il traguardo che si intende raggiungere, comprenderne la fattibilità (ed eventualmente operare variazioni) e concentrare gli sforzi dell’intero team verso il raggiungimento del risultato. Il piano strategico permette di valutare l’efficacia e la completezza delle proprie azioni.

Creare un piano strategico: i primi passi

L’elaborazione di un piano strategico è essenziale per individuare la meta ed il percorso più efficace per il suo raggiungimento. All’interno del piano strategico ci si pongono le domande fondamentali per il successo in un mercato complesso come quello degli studi odontoiatrici.

  • Definire la vision: dove vorresti vedere il tuo studio tra 5 anni

La vision definisce come desideri che il tuo studio dentistico si evolva nel medio-lungo periodo. Si tratta di una proiezione di uno scenario futuro che rispecchi i tuoi valori, le tue aspirazioni, i tuoi ideali. Chiediti dove vorresti vedere il tuo studio odontoiatrico tra 5 anni. Una domanda semplice la cui risposta può fondare le basi dei piani operativi tattici per raggiungere tale meta.

  • Costruire la mission

La mission è, in buona sostanza, una “scomposizione” della vision. Concentrati su piccoli obiettivi in funzione della tua aspettativa più ampia, individua le risorse da adoperare e le modalità più idonee. La mission è orientata sul presente e fornisce una buona base per sviluppare il piano operativo da portare avanti giorno dopo giorno. La mission del tuo studio odontoiatrico dovrebbe includere:

  • La storia del tuo studio
  • Una definizione della tipologia di utenza a cui desideri rivolgerti
  • I valori che guidano la tua azione
  • Gli strumenti da utilizzare per il raggiungimento degli obiettivi di crescita individuati
  • I bisogni a cui risponde la tua attività
  • Le risorse a disposizione dello studio
  • Differenze dalla concorrenza

  • Obiettivi strategici

Gli obiettivi strategici stabiliscono le modalità utili per raggiungere il risultato che ci si è prefissati. Si tratta di traguardi intermedi, generalmente suddivisi in obiettivi annuali, che ti permettono di procedere gradualmente verso il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine della vision. Possono essere suddivisi per area di lavoro e programmati con precisione sia in termini di tempo che di strumenti di controllo.

 

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6 Consigli per preparare al meglio lo studio dentistico alla chiusura estiva

Dopo un anno di duro lavoro, passato a curare i denti di numerosi pazienti, anche per chi gestisce uno studio dentistico arriva il tanto atteso periodo delle ferie: giorni di relax dove, solitamente grazie all’aiuto di una vacanza, si riesce staccare dalla routine quotidiana ed a godersi il meritato riposo.

Tuttavia, chiunque gestisce uno studio odontoiatrico, conosce bene i problemi che si possono verificare durante un periodo di chiusura: emergenze improvvise, come ad esempio mal di denti oppure otturazioni saltate, e incomprensioni con i pazienti che non hanno letto gli avvisi relativi alla chiusura estiva o che non hanno ricevuto una diretta comunicazione.

Per ovviare a questa tipologia di problematiche si possono seguire delle semplici pratiche che riescono ad agevolare notevolmente il vostro lavoro.

Di seguito, vediamo insieme 6 consigli per preparare al meglio il vostro studio dentistico alla chiusura estiva.

1) Contattare direttamente il paziente

Prima di andare in ferie sarebbe utile avvisare tutti i pazienti sui giorni in cui lo studio rimarrà chiuso. Tuttavia, avvertire telefonicamente tutti i numeri presenti nel database può risultare un’attività lunga e dispendiosa.

Alcuni metodi più rapidi potrebbero essere:

  • Affidarsi a particolari software gestionali, che permettono di inviare email a tutto il vostro database di pazienti e renderli così consapevoli di tutte le informazioni utili per prenotare eventualmente un controllo prima o dopo il periodo di chiusura.
  • L’uso della piattaforma Messenger di Facebook, che offre la possibilità di raggiungere un numero elevato di utenti, tra cui anche i vostri pazienti abituali, e consente di personalizzare le singole interazioni al fine di inviare messaggi con tutte le informazioni necessarie, foto e contenuti digitali di vario genere.

2) Lasciare un recapito telefonico

Può essere opportuno indicare un recapito telefonico o un indirizzo di posta elettronica che i pazienti dello studio possono contattare per qualsiasi tipo di emergenza o informazione.

3) Situazioni di emergenza

Oltre ad un recapito di riferimento, lo studio odontoiatrico deve essere organizzato e pronto ad operare in situazioni di emergenza, in modo da accogliere pazienti in condizioni molto gravi che hanno bisogno di cure urgenti. Sarà perciò opportuno adibire una stanza di lavoro apposita e organizzare le ferie con i vostri collaboratori in modo tale da essere sempre reperibili per questo tipo di interventi.

4) Comunicare con largo anticipo il periodo di chiusura dello studio

Per evitare incomprensioni, sarà opportuno informare con largo anticipo i pazienti della prossima chiusura. Quindi, può essere di grande utilità mettere un avviso nello studio e aggiornare le informazioni sul sito web.

5) Riporre in modo curato tutti gli strumenti ed il materiale dello studio

Questo aspetto, che interessa di più l’organizzazione interna dello studio odontoiatrico e meno l’aspetto relazionale con i pazienti, è molto importante al fine di ritrovare al ritorno dalle vacanze un ambiente di lavoro preciso e ordinato.

Sarà quindi prioritario in vista della chiusura estiva procedere con un’accurata sterilizzazione di tutti gli strumenti di lavoro e riporli in un luogo adatto; inoltre, bisognerà sistemare tutti i materiali deperibili all’interno di un contenitore refrigerante al fine di preservarli per poi poterli riutilizzare.

6) Pianificazione degli appuntamenti alla riapertura dello studio

Al fine di organizzare al meglio il lavoro, prima delle ferie dovranno essere pianificati e fissati gli appuntamenti previsti per i giorni seguenti alla riapertura dello studio. In questo modo i vostri pazienti sapranno con largo anticipo la data della loro visita e non si verificheranno situazioni spiacevoli.

Seguendo questi semplici consigli potrete essere sicuri che, al ritorno dalle vostre vacanze, troverete uno studio odontoiatrico perfetto e pronto ad accogliere tutti i vostri pazienti nel migliore modo possibile.

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Gestione delle spese e riduzione degli sprechi nello studio dentistico con il Lean Thinking

Nello scorso articolo abbiamo messo in luce numerosi aspetti legati alla filosofia del lean thinking, orientati verso la gestione dello studio odontoiatrico. Ci siamo soffermati sulle caratteristiche generali di questa strategia di management ed abbiamo elencato i punti più importanti che possono aiutare a rendere il proprio lavoro più “snello”.

Di seguito proveremo ad entrare nel merito della questione, cercando di spiegare meglio come applicare questa filosofia allo studio odontoiatrico, per ridurre gli sprechi, gestire le spese e snellire i processi di lavoro, mantenendo sempre la centralità del paziente.

Ridurre gli sprechi dello studio dentistico

Il primo punto da tenere in considerazione per applicare la filosofia del lean thinking al proprio studio odontoiatrico, è la riduzione degli sprechi. Con questo concetto si vuole intendere l’eliminazione di tutto ciò che è superfluo e che non aggiunge valore al servizio offerto.

La riduzione degli sprechi va di pari passo con un’attenta gestione delle spese. Molto spesso infatti, nello studio dentistico si possono trovare degli strumenti non utilizzati, che magari sono stati acquistati dopo un corso di aggiornamento e poco dopo sono stati messi da parte. Una scelta mirata del materiale da acquistare può essere un primo passo per evitare gli sprechi.

Nell’ottica di ridurre le spese inutili, bisogna prestare attenzione anche ai collaboratori che scegliamo per lavorare nel nostro studio: maggiore sarà la loro bravura, più alto sarà il ritorno economico.

Controllo costante della spesa

A volte può capitare di non trovare il tempo per sbrigare tutte le attività che uno studio odontoiatrico richiede e così siamo costretti a dare priorità ad alcune questioni piuttosto che ad altre.

In questo modo si corre il rischio di non avere sotto controllo le spese del nostro studio e nel lungo periodo questa dimenticanza può portare diverse problematiche, fino ad arrivare a non riuscire a gestire tutte le uscite.

La soluzione a questo problema è fissare dei momenti precisi, vicini nel tempo, per controllare l’entità di tutte le spese effettuate: in tal modo si potrà avere una situazione chiara degli acquisti ed allo stesso tempo rendere più produttivo il proprio lavoro.

Lavorare di più e meglio grazie al lean thinking

Se si decide di applicare i principi del lean thinking al proprio studio dentistico, bisogna modificare anche il flusso di lavoro, cercando di renderlo più snello. Perciò, attraverso il miglioramento e la definizione delle dinamiche lavorative e organizzative si potrà:

  • ottimizzare la gestione delle risorse
  • evitare gli sprechi
  • massimizzare l’efficienza del lavoro
  • offrire un migliore servizio al paziente.

Per applicare la filosofia del lean thinking servono grandi sforzi e bisogna apportare molti cambiamenti dal punto di vista organizzativo, che vanno portati avanti con costanza e che devono rivoluzionare il classico modo di operare del personale, al fine di dare allo studio uno slancio verso un miglioramento futuro ed allo stesso tempo renderlo più efficiente.

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Che cos’è il Lean Thinking in odontoiatria?

Il Lean Thinking è una strategia di management che ha l’obiettivo di ridurre gli sprechi ed aumentare l’efficienza e la produttività di un’azienda. Questa filosofia può essere adattata a qualsiasi realtà aziendale e pone sempre al centro il cliente finale.  

Alla base della metodologia operativa del Lean Thinking deve esserci un cambiamento radicale di pensiero che riguarda non solo l’aspetto operativo ma anche i valori e le regole che caratterizzano la cultura aziendale. Questa disciplina che viene dalle Aziende è oggi applicata anche in sanità nella gestione ed organizzazione di strutture ospedaliere, ma anche di cliniche ed ambulatori specialistici.

Concetti fondamentali del Lean Thinking Odontoiatrico

Esistono dei concetti fondamentali che possono essere considerati i capisaldi della filosofia del Lean Thinking e che possono essere riportati all’interno di uno studio dentistico. Vediamo insieme quali sono:

  • Attenzione per il paziente. Qualsiasi attività svolta dallo Studio deve essere pensata in relazione al paziente, al fine di offrire servizi e cure che riescano a trasmettere valore per l’utente finale. È di fondamentale importanza instaurare un rapporto con il paziente per capire i suoi reali bisogni e per aumentare la qualità di ciò che offriamo.
  • Contributo delle persone. Il successo del team di uno studio dentistico risiede nelle persone che lo compongono. Sarà perciò fondamentale saper gestire al meglio i dipendenti per riuscire ad ottenere i risultati prefissati.
  • Evitare gli sprechi. Possono essere considerati come sprechi tutte quelle attività che impegnano energie e risorse economiche e materiali, senza portare del valore ai nostri servizi, creando dei danni sia per lo studio che per il paziente.
  • Miglioramento continuo. Alla base di ogni azione svolta per l’ambulatorio, ci deve essere la voglia di migliorare. Tutto il personale di studio deve lavorare insieme al processo di miglioramento, ad esempio attraverso la definizione di obiettivi comuni.

Principi chiave per adottare il Lean Thinking nel vostro ambulatorio

Tutti gli studi che vogliono orientarsi verso il Lean Thinking devono tenere conto di alcuni principi cardine:

  • Value (Valore). Bisogna immedesimarsi nei panni del paziente e cercare di capire qual è, secondo il suo punto di vista, il valore aggiunto del nostro servizio. In tal modo si potranno evitare tutte le azioni che non portano miglioramenti.
  • Map (Mappa). È importante delineare il flusso di valore e individuare gli sprechi. Possiamo individuarne 7 tipi: sprechi legati alla sovrapproduzione, al tempo, alle scorte (magazzino), al trasporto (lavori inviati ai laboratori), ai movimenti, ai difetti ed infine ai processi.
  • Flow (Flusso). Cercare di ottimizzare i tempi mettendo in atto azioni di valorizzazione senza interruzioni.
  • Pull (Fare scorrere).  Gestire lo scorrimento del flusso secondo le richieste del paziente
  • Perfection (Perfezione). Anche quando il flusso si è stabilizzato, bisogna sempre apportare miglioramenti continui per raggiungere risultati importanti.

Lean Thinking per il settore odontoiatrico

Come abbiamo detto all’inizio, la filosofia del Lean Thinking può essere applicata in diversi settori sanitari tra cui ovviamente è presente anche quello odontoiatrico.

In questo contesto la centralità del paziente è fondamentale e si deve sempre cercare di soddisfare tutte le sue aspettative, evitando gli sprechi e migliorando costantemente il modo di operare.

Un paziente che si rivolge ad uno studio odontoiatrico desidera:

  • Ricevere una diagnosi precisa su i suoi problemi e risolverli al meglio, senza urgenze;
  • Minimizzare i costi;
  • Evitare di perdere tempo con appuntamenti a lungo termine, attese infinite e sottoporsi ad una visita in un orario scomodo.

Perciò, attraverso questo sistema, devono essere gettate le basi per un servizio fatto su misura per il paziente e per creare un mix di eccellenza operativa ed organizzativa.

Dall’altra parte, per lo Studio, aumentare l’organizzazione di tutti i processi, attraverso un efficientamento organizzativo, la creazione di protocolli operativi e il riordino corretto degli spazi di lavoro, porterà ad una riduzione dei numerosi sprechi che spesso impediscono al team di lavorare in maniera coordinata e serena e al titolare di studio di avere il controllo della situazione.

La filosofia del Lean Thinking non prevede solamente l’utilizzo di nuovi strumenti nell’ambiente di lavoro, ma deve anche portare un cambiamento radicale di pensiero che conduca ad imparare ad analizzare tutto ciò che accade in studio, al fine di ottenere delle metodologie di lavoro più snelle per adattarsi meglio alle dinamiche del mercato odontoiatrico.

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Come risolvere il problema dei mancati appuntamenti nel tuo studio dentistico

Capita a tutti gli studi dentistici di ritrovarsi con degli appuntamenti mancati, situazione molto fastidiosa, soprattutto quando il paziente disdice il suo appuntamento all’ultimo momento, inventando scuse più o meno convincenti, senza pensare al tempo che il dottore ha speso per organizzare la visita o quel particolare intervento e soprattutto senza curarsi della perdita economica che questo comporta.

Questi avvenimenti, infatti, generano un danno non solo dal punto di vista produttivo ma anche organizzativo per lo studio: il personale si ritrova inattivo, altri pazienti bisognosi di cure non possono essere inseriti, il materiale acquistato e preparato appositamente rischia di rimanere inutilizzato e tutto ciò porta una perdita in termini di costi.

Fortunatamente nella maggior parte dei casi in cui viene disdetto un appuntamento, i pazienti hanno reali impedimenti e la comunicazione della cancellazione della visita avviene nei giusti tempi.

Tuttavia, dato che non si può risolvere il problema alla radice, bisogna cercare almeno di limitare i danni mettendo in atto delle tecniche di prevenzione e monitoraggio.

Prevenire i mancati appuntamenti

In queste situazioni è doveroso far capire al paziente quali sono i danni che può causare allo studio un mancato appuntamento, ed è opportuno attivare delle tecniche che ricordino ai pazienti l’impegno preso.

Un primo metodo potrebbe essere quello di scrivere un testo da appendere in sala d’attesa, che informi i pazienti sulle modalità corrette per disdire un appuntamento, oppure scrivere il regolamento su una brochure o su un biglietto da visita.

Un altro modo può essere quello di attivare pratiche di comunicazione diretta, come ad esempio chiamare i pazienti il giorno prima per ricordare loro l’appuntamento. Questa modalità, nonostante sia molto efficace, può risultare dispendiosa e può portare via molto tempo.

Una soluzione più rapida ed efficiente è quella di affidarsi a sistemi automatici di comunicazione. Grazie alle nuove tecnologie è possibile programmare ed inviare al paziente sms, email e notifiche attraverso applicazioni che possono svolgere la funzione di promemoria.

Monitorare gli appuntamenti mancati

Insieme alle comunicazioni per i pazienti, è consigliabile attivare il monitoraggio degli appuntamenti mancati. Questo può aiutare lo studio a capire se ci sono problemi nella gestione degli appuntamenti e se, nel caso in cui il tasso di visite cancellate fosse troppo alto, è necessario organizzare degli interventi mirati per migliorare il sistema gestionale.

Inoltre, attraverso il monitoraggio, sarà fondamentale identificare anche le tipologie di pazienti e capire quali sono quelli più a rischio di “mancata presenza”. I pazienti che tendono a disdire all’ultimo momento sono spesso sempre gli stessi: in queste situazioni sarà il dottore che dovrà valutare se ha senso continuare a richiamarli per fissare nuovi appuntamenti o se il rapporto può essere interrotto.

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Leadership e team building nello studio odontoiatrico

Negli ultimi tempi gli studi odontoiatrici stanno attraversando un percorso di transizione, che li porta ad avere sempre più caratteristiche in comune con le piccole e medie imprese.

Uno studio ben organizzato, infatti, prevede la presenza di una segreteria, di assistenti e di collaboratori esterni: si crea così una vera e propria struttura organizzativa che ha bisogno di essere gestita con i dovuti accorgimenti, in modo tale da soddisfare anche i pazienti più esigenti.  

Le sole capacità professionali non bastano più per riuscire a restare competitivi sul mercato: c’è bisogno di sviluppare delle vere e proprie competenze a livello manageriale e organizzativo. Sarà quindi di fondamentale importanza per il titolare di uno studio odontoiatrico migliorare la sua posizione di leadership e la motivazione dei propri collaboratori attraverso attività di formazione e di team building.

L’importanza della leadership

Chiunque sia titolare di uno studio dentistico può essere automaticamente considerato un team leader; nonostante ciò, è fondamentale che sia in possesso delle competenze essenziali per gestire al meglio una posizione di leadership.

Per esercitare al meglio la sua leadership, il leader deve:

  • conoscere alla perfezione il progetto di lavoro e saperlo comunicare al team  
  • coinvolgere tutti i componenti del team per raggiungere gli obiettivi prefissati
  • gratificare il team quando si raggiungono ottimi risultati
  • motivare e supportare il team
  • favorire le relazioni interpersonali tra i componenti del team
  • svolgere attività di motivazione del gruppo

Attività di team building

Un team può essere generalmente definito come un gruppo di persone con competenze complementari, che operano per raggiungere degli obbiettivi comuni. Tuttavia, per poter parlare realmente di “team di lavoro”, è necessario che il contesto lavorativo sia caratterizzato da:

  • coinvolgimento
  • fiducia
  • responsabilità
  • condivisione

Questi sono elementi fondamentali per migliorare le modalità di lavoro ed essere più produttivi ed efficienti. Perciò sarà compito del leader creare la massima coesione nel gruppo attraverso attività di team building, come ad esempio corsi di formazione o eventi formativi per preparare al meglio tutti i componenti del team.  Per chi vuole approfondire e andare oltre, esistono anche attività ludiche e/o esperienziali rivolte a questo scopo, come giochi di ruolo, giochi “rompicapo” a squadre, cene con delitto fino ad arrivare per i più temerari e sportivi ai campi avventura.

La creazione di spirito di gruppo all’interno di uno studio dentistico è un’attività complessa ma di vitale importanza per ottenere buoni risultati lavorativi e per garantire una vita serena, sia professionale che privata, a tutti i componenti dello studio.  

Hai uno studio odontoiatrico e vuoi migliorare la produttività del tuo team di lavoro? Noi di Trust Dental Management possiamo aiutarti. Contattaci subito per una consulenza!

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Ottimizzare l’agenda dello studio dentistico

Vera e propria croce di molti dentisti, l’agenda dell’attività clinica è uno degli strumenti a cui guardare quando vogliamo migliorare l’efficienza del nostro studio odontoiatrico.

I processi di annotazione sull’agenda e di gestione dei pazienti sono essenziali per un corretto flusso del lavoro ed è fondamentale dotarsi di uno o più strumenti dedicati alla corretta amministrazione della comunicazione, del sistema di pagamento, dei richiami e del recupero degli insoluti. Ancor di più: sarà necessario aggiornare il nostro team e la nostra segreteria per far sì che l’utilizzo di questi strumenti sia efficace e condiviso.

Agenda Digitale: l’unica soluzione per uno studio odontoiatrico moderno

Impossibile paragonare le potenzialità di un’agenda digitale con i supporti cartacei che ancora purtroppo vanno per la maggiore in molti studi dentistici. Non esiste nessun tipo di organizzazione interna capace di produrre profitto senza un adeguato strumento di pianificazione delle prestazioni: data la moltitudine di dati di cui tener conto, una semplice agenda cartacea non può essere in grado di rappresentare adeguatamente la piena attività di uno studio dentistico.

L’utilizzo di un’agenda digitale per lo studio dentistico è un vantaggio competitivo enorme, consigliamo caldamente chi non si è ancora dotato di uno strumento del genere di prenderne in considerazione l’adozione. Tra gli innumerevoli vantaggi dei più strutturati software possiamo contare:

  • gestione in cloud (archiviazione del database online con backup istantaneo)
  • accesso simultaneo da più dispositivi e possibilità di lavorare in contemporanea integrando e modificando i progetti
  • possibilità di esportare i dati in formati standard (come Excel) per una successiva elaborazione dei dati

3 aspetti da ottimizzare sull’agenda dello studio odontoiatrico

L’agenda è molto di più di un supporto digitale dove annotare gli appuntamenti. L’agenda è il database dell’intera attività dello studio e se da un lato una delle sue funzioni è senza dubbio gestire il calendario dall’altro, se ben strutturata, è in grado di fornire rapidamente informazioni riguardo a dati anagrafici, clinici e contabili dei pazienti, così come durata delle prestazioni, tipologia, operatori e quant’altro.

1) Il calendario dell’attività clinica

Strutturare il calendario avendo cura dell’intero anno di lavoro ci consente di definire la nostra attività con anticipo e prevenire possibili problematiche. Un’overview che ci darà un rapido riscontro in termini di risultati economici delle prestazioni, gestione dei costi fissi e, di conseguenza definizione del tariffario. Come vedete: c’è molto di più oltre l’annotazione degli appuntamenti!

2) Le poltrone al centro dell’agenda

Un errore comune è quello di orientare l’agenda intorno all’attività degli operatori e dei professionisti dello studio. Questo genera delle inefficienze in quanto il vero centro di ricavo di uno studio sono piuttosto le poltrone e il loro numero, laddove dentisti titolari, consulenti e igienisti possono invece variare.

L’agenda dello studio non deve quindi fungere da “agenda personale” dell’attività dei singoli professionisti, quanto essere strutturata sulla base delle poltrone, ognuna dotata della sua agenda. Questo consente inoltre di poter visualizzare l’agenda “per poltrona” oltre che “per periodo” o “per professionista”.

3) Definizione dello slot

Lo slot è lo spazio minimo da dedicare ad un appuntamento ed è importante definirlo di un’entità tale da risultare modulabile e flessibile a seconda delle varie prestazioni che ovviamente hanno durata differente. Importante in questo caso trovare un quantitativo di minuti per lo slot nè troppo ampio (rappresentazione ordinata che però nasconde inefficienze) nè troppo ristretto (layout caotico).

Se sei incuriosito e desideri una consulenza su come integrare questo e molti altri strumenti di ottimizzazione all’interno del tuo studio: contattaci subito!

 

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Tecniche di Dental Marketing

Il marketing può essere generalmente definito come uno strumento utile a far conoscere il nostro prodotto o servizio, aumentando il numero dei potenziali clienti e conseguentemente le vendite.  Le tecniche di marketing possono essere usate per promuovere ogni tipo di attività commerciale, piccola o grande, che produce beni oppure servizi. A tal proposito viene naturale pensare di applicare tutte queste dinamiche anche al settore degli studi dentistici, dando così vita al “Dental Marketing”.

Possiamo suddividere l’azione di marketing in due momenti di lavoro: strategico e operativo

Attraverso l’uso di precise strategie di Marketing potrete difendervi dalla concorrenza ed attirare nel vostro studio un numero molto più alto di clienti.

Il primo passo è quello di stabilire un obiettivo da raggiungere, determinando i propri valori e la propria mission.

Successivamente avendo acquisito una maggiore consapevolezza dei propri punti di forza, delle potenzialità del proprio studio e dell’ambiente in cui si opera, sarà opportuno capire il target dei pazienti al quale vogliamo rivolgerci, conoscere il mercato delle nostre aree di specializzazione,  studiare i nostri competitor ed effettuare l’analisi SWOT per capire i punti di forza e di debolezza e le offerte e le minacce del mercato di riferimento. Grazie all’analisi SWOT sarà possibile scegliere il tipo di strategia più adatta a raggiungere il nostro obiettivo.

Gli obiettivi del Dental Marketing

Le tecniche di Dental Marketing, se ben sfruttate, possono permettere al dentista di raggiungere i seguenti obiettivi:

  • Ottenere visibilità e aumentare la brand reputation
  • Raggiungere nuovi potenziali pazienti e fidelizzare i “vecchi”
  • Aumentare il business e l’offerta di alcuni servizi dello studio odontoiatrico

Una volta stabilita e personalizzata la strategia di marketing più adatta al proprio studio, per raggiungere questi obiettivi si potranno utilizzare le diverse tecniche del marketing operativo:  tecniche più tradizionali, come ad esempio la pubblicità cartacea, gli spot video, il materiale informativo per i pazienti o tecniche più attuali di web marketing, sfruttando i social network e le piattaforme di Google Adwords e Facebook Ads. In alternativa si potrà ricorrere a tecniche di marketing non convenzionali, come il Guerrilla Marketing.

Guerrilla Marketing per dentisti

Il termine Guerrilla Marketing definisce una strategia pubblicitaria che si basa su azioni di marketing non convenzionali, caratterizzate da un basso costo e dalla possibilità di ottenere ottimi risultati. Sono tecniche che si propongono di sfruttare la creatività e l’originalità per colpire il cliente.

Per gli studi dentistici, un caso da prendere come esempio può essere quello di uno studio inglese, che ha utilizzato degli sticker staccabili, che spesso sono presenti negli annunci in strada, per formare, con questi foglietti staccabili al posto dei denti, una bocca.

guerrilla-marketing-per-dentisti

Questa è stata un’idea geniale e simpatica, che ha suscitato la curiosità e l’interesse dei passanti e allo stesso tempo ha aumentato la popolarità del dentista.

Se vuoi approfondire l’argomento e applicare le tecniche del marketing anche al tuo studio dentistico per aumentare i tuoi pazienti, allora contattaci e richiedi maggiori informazioni!

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